Organización de eventos – Foto de Álvaro CvG en Unsplash
Hemos oído a mucha gente decir: «Qué tiene de difícil la organización de eventos… Ata unos hilos y ya tienes el evento». En realidad, el trabajo de un organizador de eventos no es nada sencillo y requiere de un alto grado de profesionalidad.
En 2016 se elaboró una lista de las ocupaciones más estresantes. Resultó que el trabajo de un organizador de eventos está en el top 5 con respecto a los indicadores de estrés. Ser organizador de eventos requiere de una cualificación y formación profesional en todo lo que tiene que ver con la organización de eventos y protocolo, pero además, se requieren unas ciertas habilidades y dotes personales. Aquí queremos destacar las mejores y necesarias características de un organizador de eventos:
- Buen don de gentes. Hay momentos en este trabajo en los que hay que hablar con todo tipo de personas: directores ejecutivos, funcionarios del Estado, intermediarios, colegas, patrocinadores, clientes, equipos y participantes en el evento. Hay que saber leer a la gente para estar en la misma longitud de onda que el interlocutor. A menudo hay que tener una reacción rápida para evitar conflictos, ser un buen negociador y, al mismo tiempo, mantener el sentido del humor con un buen tono.
- Flexible en las tareas de trabajo. El organizador del evento puede necesitar a veces ser limpiador, técnico y en el momento siguiente actuar rápidamente para resolver algún problema. Todas estas situaciones tienen que resolverse con rapidez, tranquilidad y buenos resultados. Hay que hacerlo de manera que nadie se dé cuenta. Es importante mantener la calma y la cabeza fría, arreglar las cosas para seguir con el plan.
- Buena capacidad de escucha. La capacidad de leer entre líneas. Entender cuál es la visión que el ordenante tiene en mente al describir el evento, cuál es el propósito del mismo, qué se desea en el evento y qué no. Es vital entender las necesidades del cliente y asegurarse de que todas las partes tienen las mismas expectativas.
- Persona Organizada. La organización de eventos suele tener muchos hilos sueltos que encajar, por lo que el organizador del evento tiene que pensar en decenas de detalles al mismo tiempo (dependiendo del tamaño del evento).Para que todo funcione bien y el resultado sea impecable, el proceso de planificación del evento debe ser extremadamente detallado: confirmar lo acordado con el cliente y los socios colaboradores, permitir los deseos de los proveedores de servicios, transmitir la información necesaria a los invitados antes y durante el evento.El organizador del evento tiene que ver el panorama general, pero es especialmente importante prestar atención a los pequeños detalles. Dependiendo del tamaño del evento, es necesario involucrar a un asistente que realice el trabajo que le quita mucho tiempo al organizador.
- Apasionado por el trabajo. Bajo una fuerte carga de estrés, la persona tiene que tener un deseo interno de organizar algo grande, magnífico, memorable y contribuir así a los propósitos comerciales de su cliente. La honestidad y la pasión en este trabajo ayudan a superar las dificultades y los bajones emocionales. La pasión por hacer algo genial pone a trabajar la creatividad de las personas de otra manera, esto se utiliza para organizar eventos inolvidables llenos de emociones para los clientes. Es posible aprender a utilizar el tiempo y a ser organizado, pero a nadie se le puede enseñar a ser apasionado. Un organizador de eventos de éxito es apasionado.
- Buena capacidad de comunicación. La comunicación del gestor de proyectos tiene que ser clara y hábil. Es mejor establecer los propósitos del proyecto así, transmitirlos a los socios de la cooperación y guiar a todas las partes. Cada pequeño eslabón tiene una importancia extrema en el funcionamiento de un evento exitoso. Por lo tanto, es importante comunicarse con todas las partes de forma clara, precisa y controlada.
- Buena tolerancia al estrés. Ante cualquier duda, el organizador de eventos es la persona a la que hay que recurrir, el comodín que todo lo soluciona para ser ganadores. En los momentos de tensión, el organizador de eventos tiene que mantener la calma y ser firme consigo mismo y con el plan elaborado.
- Solucionador de problemas, creativo por naturaleza. Independientemente del plan específico del evento planificado, algo puede salir mal que puede ser causado por terceros completamente incontrolables (por ejemplo, el transporte del artista principal se retrasa, un apagón inesperado, etc.). Por lo tanto, los problemas inesperados deben resolverse siempre de forma creativa. Esto debe hacerse de manera que los participantes del evento no se den cuenta.
- Decidido. A menudo, el organizador del evento tiene que tomar varias decisiones al mismo tiempo y hacerlo rápidamente. En función de las decisiones, puede ser necesario reorganizar el proyecto. Para manejar bien esta reorganización, hay que ser decidido.
- Gran Portador de habilidades y experiencias. Los clientes confiarán más en una persona y una agencia que tenga un gran bagaje de experiencias diversas en ese campo. Además, las personas con experiencia tienen una buena red de contactos a los que llamar en caso de emergencia, si fuera necesario.
