En un mercado laboral tan competitivo y dinámico como el actual, el hecho de que los trabajadores puedan ser atractivos para las empresas depende de más factores que hace unas décadas.
Hoy en día, los aspectos técnicos son frecuentemente insuficientes para poder ser atractivo para las empresas y para poder medrar en ellas.
No obstante, las compañías también han tenido que adaptarse a las exigencias de este mercado laboral y, para no quedarse atrás, precisan de aquellos perfiles profesionales mejor preparados para afrontar los retos que plantea esta época y las que están por llegar.
Por ello, un proceso de selección de nuevos trabajadores que sea lo más eficiente posible hará que las empresas cuenten en plantilla con empleados que se ajusten de la mejor manera a las necesidades de la entidad.
Así mismo, la organización que cuente con estos mecanismos de selección destinará menos recursos que otras y garantizará la buena integración del empleado a la estructura de la empresa.
La importancia del proceso de selección eficaz
Un buen proceso de selección es una de las tareas que, a largo plazo, va a tener un mayor impacto en la empresa en lo que se refiere a la retención de los empleados y en la calidad de los candidatos que vayan a ser contratados.
Aunque de primeras pueda parecer que se destinan demasiados medios para llevar a cabo esta misión, lo cierto es que estas partidas han de verse como una inversión que puede marcar la diferencia en un futuro.
Esta inversión se refleja de manera clara en aspectos que tienen que ver, entre otras cosas, con el nivel de satisfacción que tiene el empleado por el hecho de trabajar en la empresa.
Así mismo, la alineación con la cultura empresarial y la propia experiencia del empleado en esa etapa laboral será mucho más grata que en otros entornos donde quizás no encaje de la misma manera.
Otros de los aspectos a tener en cuenta en la importancia del proceso de selección son los siguientes:
Selección del talento idóneo:
Las vacantes de las empresas, en muchas ocasiones, están más destinadas a ser cubiertas por un perfil específico de profesional que otro. Al mismo tiempo, las circunstancias de cada uno de los trabajadores, como pueden ser la experiencia o la afinidad con los valores de la empresa, pueden también ser claves para determinar si un empleado es el adecuado o no.
Es importante mencionar también el papel que pueden jugar las habilidades blandas a la hora de llevar a cabo la búsqueda de personal y asegurarse bien de que, efectivamente, el candidato cuenta con aquellas que consideremos importantes.
Reducción de la rotación dentro de la empresa
De la mano del punto anterior, el hecho de haber realizado una selección eficaz hará que sea mucho más probable que nuestro trabajador se quede más tiempo dentro de la organización.
Este hecho será, en términos puramente económicos, primordial para que la empresa no tenga que destinar recursos y tiempo de otros empleados en buscar a nuevos candidatos.
Por si fuera poco, el hecho de que los empleados de una empresa encajen bien en el puesto que están ocupando también beneficia a la cohesión y a la productividad en términos absolutos de la empresa.
Pasos para optimizar el proceso de selección
Para llevar a cabo un proceso de selección de candidatos que consideremos eficiente, las empresas y los departamentos de recursos humanos suelen realizar un plan de actuación que comprende varias fases.
Durante este periodo, es muy importante describir cuales serán las pautas y las etapas que se marcaran como básicas para llevar a cabo el proceso. De ya haber una estrategia que vaya en sintonía con esta estructura por etapas, es interesante que las empresas se planteen el hecho de perfeccionar algunas de ellas y/o agilizar algunos de los procesos.
Con todo, normalmente las fases o los pasos en el proceso de selección de candidatos suelen dividirse en dos subgrupos que engloban a todo el proceso: Una primera fase de comunicación y selección y otra segunda de entrevistas, pruebas e incorporación.
La fase inicial del proceso de selección
Análisis de las necesidades y planificación
La fase inicial de todos los procesos de selección de candidatos empieza por el hecho de darse cuenta de que hay un puesto en la empresa que necesita cubrirse con un nuevo profesional.
Aunque en algunas empresas, esta necesidad también puede suplirse con los trabajadores que ya están dentro de la organización, lo cierto es que delegar más responsabilidades sobre los propios empleados suele tener efectos negativos al haber más carga de trabajo.
La fase inicial de análisis y planificación conlleva que la empresa lleve a cabo un proceso de comunicación interno en el cual hay que tener muy claro que es lo que se necesita, y que perfil será el idóneo para cubrir esa necesidad.
Y es que comunicar y redactar de manera clara y detallada cual es el perfil profesional idóneo para ser contratado y cuales serán las labores, las responsabilidades y las retribuciones del mismo, hará que todos los responsables de la empresa estén en la misma pagina y que no haya malentendidos.
Comunicación de la oferta laboral al exterior
Una vez se ha definido de manera clara la necesidad de la empresa es turno de efectuar la comunicación hacia fuera con el fin de atraer a aquellos candidatos que previamente hemos delimitado como idóneos.
Tal y como sucedía de puertas para dentro, la comunicación hacia el exterior es tan importante como la interna o más.
El hecho de redactar y de dar a conocer al publico de una manera clara y detallada una oferta laboral creará, en última instancia, un filtro natural que nos ahorrará mucho tiempo de estudio de perfiles y de entrevistas innecesarias.
Por ello, el objetivo último de esta fase es captar el mayor número de candidatos posibles que se ajusten a lo que demanda la vacante en cuestión. Para ello, también es muy importante hacer un estudio de cuales son los canales más apropiados para llevar a cabo la campaña de comunicación.
Por ejemplo, no tiene nada que ver una campaña de captación de candidatos a través de Instagram que a través de LinkedIn u otros canales más “formales”.
Recepción y selección de currículums
En esta fase, la empresa ha recibido currículums que, en teoría, se ajustan a sus necesidades. Además, los candidatos ya conocen bien la oferta de la empresa y deberían estar preparados para aceptar una propuesta futura debido al buen hacer de la fase anterior de comunicación hacia el exterior.
El equipo de selección ahora debe filtrar a los candidatos, analizando detalladamente la información proporcionada por cada uno.
Para hacer este proceso más eficiente y ahorrar tiempo, las empresas pueden utilizar herramientas de inteligencia artificial que realicen un filtro basado en palabras clave, experiencia u otros criterios relevantes.
Segunda fase de entrevistas, pruebas e incorporación
Las entrevistas con los candidatos seleccionados
Dentro de esta segunda fase del proceso de selección, la empresa ha seleccionado un número de entre 5 y 10 candidatos como mucho para comenzar a hacer entrevistas presenciales o telemáticas con ellos.
Con el fin de optimizar y de mejorar el rendimiento de esta etapa, es importante que tanto el responsable de recursos humanos como algún empleado del departamento o sección de la empresa donde potencialmente el empleado va a trabajar, este presente en la charla.
De esta manera, se pueden tener dos opiniones sobre la posible afinidad del candidato con el puesto de trabajo y observar algunas cualidades que pueden convencer a los empleados de la empresa.
Es importante recordar que, para muchos candidatos, las entrevistas de trabajo pueden ser una experiencia incómoda. Por ello, se recomienda que estos encuentros sean lo más cercanos y humanos posible, evitando un ambiente frío o distante.
Además, las entrevistas con los profesionales constituyen una oportunidad muy interesante para valorar cuales son las habilidades blandas de los futuros trabajadores.
Pruebas de evaluación y entrevista final
Con el fin de validar si la información que hemos recabado en la entrevista y el curriculum es verídica, lo más recomendable es llevar a cabo una fase del proceso de selección que consista en realizar un “examen” de capacitaciones.
Con el fin de agilizar esta fase, las empresas pueden preparar sus pruebas de manera telemática para que los candidatos la lleven a cabo en remoto. De esta manera, de forma simultanea se pueden hacer varias entrevistas y ahorrar muchísimo tiempo.
Una vez se ha tomado esa decisión, es turno de llevar a cabo la entrevista final donde ya se pueden hablar de aspectos más directos en cuanto a retribuciones, jornadas y/o vacaciones.
Incorporación al puesto de trabajo
Aunque ya nos hayamos decantado por un perfil para que cubra la vacante, el proceso de selección optimo todavía no ha llegado a su fin hasta que se ha llevado a cabo una evaluación del seguimiento del mismo durante un periodo de tiempo.
Durante esta fase final, el objetivo es la integración plena del empleado proporcionándole mentores dentro de la organización y formándole en los valores y las políticas internas de la empresa.
La optimización del proceso de selección mediante el análisis de datos
El análisis de datos es sin duda una de las labores más demandadas a día de hoy en el mundo laboral.
Ya que cada vez más aspectos de nuestra vida están informatizados y automatizados, los datos recabados por cada uno de los lugares por donde vamos dejando huella pueden ser muy útiles si se usan con un fin especifico como la selección de candidatos.
Por ello, una de las formas más interesantes de optimizar el proceso de selección y hacerlo más eficaz pasa porque la empresa haga una evaluación y análisis de los procesos de selección que se hayan hecho con anterioridad.
Además, las empresas pueden contar con las conocidas como KPIs (Key Performance Indicators) o indicadores clave de desempeño. Estos indicadores son, en esencia, métricas que las empresas pueden usar para evaluar cuál es el rendimiento de un departamento con respecto a objetivos específicos.
Las KPIs claves para el caso de los procesos de selección de candidatos pueden ser, por ejemplo, las siguientes:
- Tiempo promedio de contratación: Mide el tiempo qué ha pasado desde que se inicia la fase inicial hasta que se selecciona a un candidato. Examinar esta variable podría hacer que la empresa se percatase de que ha perdido tiempo en alguno de las fases de todo el proceso.
- Tasa de aceptación de ofertas: Esta tasa es muy útil para ver que porcentaje de ofertas han sido aceptadas en relación a las ofertas que han sido extendidas.
- Experiencia del candidato: Evaluar la experiencia de los candidatos a lo largo de todo el proceso de selección puede ser una herramienta muy valiosa para futuras ocasiones.
Gracias a esta KPIs, las empresas obtienen dos beneficios claros al mismo tiempo: Por un lado, generan un feedback constructivo para aprender de posibles errores de otros procesos de selección de candidatos y, al mismo tiempo, establecen una imagen de empresa comprometida con mejorar la satisfacción de sus trabajadores.
Aunque pueda parecer que todas las empresas llevan a cabo procesos de selección como el que hemos expuesto en este texto, lo cierto es que aun hay muchas organizaciones que no tienen un plan estructurado para incorporar trabajadores nuevos.
Como ya hemos visto, el retorno de tiempo y de recursos económicos que puede suponer hacer bien este trabajo es muy significativo y merece la pena reparar en él. De hecho, esta formula de métricas KPI, es una buena forma de asegurarse un buen inicio si estas pensando en llevar a cabo un proceso para contratar a nuevos profesionales.
Referencias:
- https://asana.com/es/resources/success-metrics-examples
- https://www.eude.es/blog/pasos-proceso-seleccion-efectivo-eude/
